Как организовать сезонный обзвон клиентов

Сезонный обзвон — это не просто список телефонов, по которому нужно пройтись перед началом сезона.

Для садовника, арбориста или специалиста по уходу за участками это способ вовремя возвращаться к постоянным клиентам, напоминать о повторных работах и заранее заполнять календарь заказами.

Проблемы начинаются тогда, когда обзвон ведётся хаотично: часть клиентов записана в блокноте, часть — в телефоне, кому-то уже написали, но не отметили результат, а кому-то пообещали перезвонить и забыли.

Чтобы сезонный обзвон действительно работал, его нужно организовать как понятный процесс.

Шаг 1. Подготовьте рабочий список

Первый шаг — не звонки, а подготовка списка. В него стоит включать не всех клиентов подряд, а только тех, у кого действительно может быть актуальна повторная работа.

Например:

• прошлогодняя обрезка;
• регулярная стрижка живой изгороди;
• повторный осмотр дерева;
• сезонный уход за участком;
• работа, которую клиент перенёс;
• рекомендация вернуться через несколько месяцев;
• договорённость связаться к определённому сезону.

Так список сразу становится рабочим, а не формальным.

Соберите клиентов в одном месте

Главная задача — убрать разрозненные записи. Вместо заметок в телефоне, бумажек и переписок нужен единый список, где по каждому клиенту видно:

• имя;
• телефон;
• удобный способ связи;
• прошлую работу;
• причину контакта;
• предполагаемый срок;
• текущий статус;
• заметку.

Например: Сергей Петров — санитарная обрезка яблони — связаться в апреле.

Или: Анна Смирнова — стрижка туй — связаться в июне.

Так сразу понятно, зачем именно нужно обращаться к клиенту.

Записывайте причину контакта

Очень важно не хранить просто дату звонка. Запись «Позвонить в мае» через несколько месяцев уже может ничего не говорить.

Лучше: «Позвонить в мае по поводу повторной формирующей обрезки яблони» или «Написать в июне по поводу стрижки туй».

Такой формат сохраняет контекст и делает общение с клиентом более уверенным.

Разделите список по сезонам и месяцам

Удобно группировать список по периоду:

• весна;
• лето;
• осень;
• зима;
• конкретный месяц.

Весной могут быть актуальны одни работы, летом — другие. Так проще заранее увидеть будущую загрузку и понять, сколько клиентов нужно обработать в ближайшее время.

Связывайтесь до начала активного сезона

Если связаться с клиентом тогда, когда сезон уже в разгаре, свободных дат может не остаться. Поэтому лучше выходить на связь заранее.

Если работа обычно выполняется в апреле, написать можно ещё в марте. Это даёт два преимущества:

• клиент успевает принять решение;
• специалист может заранее распределить загрузку.

Подготовьте базовый шаблон сообщения

Не обязательно каждый раз писать всё заново. Можно использовать базовый шаблон:

«Здравствуйте, [Имя]. В прошлом сезоне мы выполняли у вас [работа]. Если в этом году вопрос снова актуален, можно заранее подобрать удобную дату».

Но сообщение лучше немного адаптировать. Если клиенту делали обрезку яблони, не стоит отправлять ему общий текст про «сезонные услуги». Чем конкретнее сообщение, тем естественнее оно выглядит.

Учитывайте удобный способ связи

Не все клиенты любят звонки. Один предпочитает Telegram, другой — MAX, третий — обычный телефон.

Если удобный способ связи уже сохранён в клиентской базе, это упрощает работу. Лучше контактировать с человеком так, как ему действительно удобно.

Сразу отмечайте результат контакта

Это один из самых важных этапов. После звонка или сообщения нужно сразу зафиксировать, что произошло:

• не обработано;
• связались;
• работа назначена;
• клиент отказался;
• попросил связаться позже.

Если этого не сделать, через несколько дней станет непонятно, кому уже писали, а кому ещё нет.

Не удаляйте клиента после отказа

Если человек сейчас отказался, это ещё не значит, что он потерян навсегда. Причина может быть временной:

• нет бюджета;
• работа пока не нужна;
• уехал;
• решил перенести;
• хочет вернуться к вопросу позже.

Поэтому лучше изменить статус, но сохранить клиента и историю. Через сезон он может снова стать актуальным.

Ставьте новую дату для повторного контакта

Клиент может сказать: «Напишите мне через две недели» или «Давайте вернёмся к этому вопросу в сентябре».

Если просто оставить это в памяти, вероятность забыть очень высокая. Лучше сразу поставить новую дату контакта.

Переносите согласованные работы в календарь

Если клиент согласился, сезонный обзвон выполнил свою задачу. Теперь запись нужно перевести из списка контактов в рабочий календарь.

контакт → договорённость → работа → дата.

Так процесс становится цельным.

Сохраняйте историю действий

Полезно видеть не только текущий статус, но и прошлые действия.

Такая история особенно полезна, если клиент обращается регулярно.

Почему хаотичные заметки не работают

Представим обычную ситуацию. В телефоне написано: «Иван — позвонить весной».

Но уже неясно:

• какой Иван;
• по какому объекту;
• какая работа;
• звонили ли ему;
• что он ответил;
• когда именно весной.

Хаотичная заметка создаёт иллюзию контроля, но на практике почти не помогает. Хороший сезонный список всегда содержит контекст.

Не усложняйте статусы

Не нужно создавать десятки статусов и сложных этапов. Для частного специалиста достаточно нескольких понятных состояний:

• Не обработано;
• Работа назначена;
• Клиент отказался;
• Связаться позже — при необходимости.

Этого уже достаточно для большинства задач.

Как обзвон помогает планировать сезон

Если регулярно работать с постоянной базой, часть сезона можно заполнить ещё до появления новых клиентов.

Например, в марте уже можно понимать:

• кто планирует работу в апреле;
• кто хочет перенести на май;
• кто отказался;
• сколько дат уже занято.

Так планирование становится гораздо спокойнее.

Перед контактом откройте историю клиента

Перед контактом полезно быстро открыть карточку клиента и посмотреть:

• что делали раньше;
• когда;
• сколько это стоило;
• какие были фотографии;
• что было рекомендовано.

Тогда разговор становится намного конкретнее. Вместо «Здравствуйте, хотите что-нибудь заказать?» можно сказать:

«Здравствуйте. В прошлом сезоне мы делали у вас формирующую обрезку яблони. Хотел уточнить, нужна ли повторная работа в этом году».

Это уже нормальное продолжение профессиональных отношений.

Сезонный обзвон в СадКабинет

В программе СадКабинет сезонный обзвон вынесен в отдельный раздел. Можно видеть клиентов, которым пора напомнить о себе, и отмечать результат контакта.

Поддерживаются статусы:

• Не обработано;
• Работа назначена;
• Клиент отказался.

Если клиент согласился, работу можно дальше планировать в календаре. Если отказался — история сохраняется.

Так сезонные контакты перестают быть хаотичными заметками и превращаются в понятный рабочий процесс.

Пошаговый порядок сезонного обзвона

1. После выполнения работы решить, нужен ли повторный контакт.
2. Сразу записать причину и примерный срок.
3. Перед сезоном открыть список.
4. Связаться с клиентом.
5. Отметить результат.
6. Если работа назначена — перенести её в календарь.
7. Если нужно связаться позже — поставить новую дату.
8. Если клиент отказался — сохранить его в истории.

Такой процесс не требует сложной CRM, но уже сильно снижает риск забыть о хорошем постоянном клиенте.

Главное правило

Сезонный обзвон работает только тогда, когда после каждого контакта понятно: кому написали, зачем, что человек ответил и что делать дальше.

Если эти четыре вещи фиксируются, список перестаёт быть просто набором телефонов и начинает реально помогать в работе.

Попробуйте СадКабинет бесплатно

Ознакомительная версия СадКабинет позволяет добавить до 2 клиентов и проверить, как работают клиентская база, календарь и сезонный обзвон.

Полная версия — 4 900 ₽, без обязательной ежемесячной подписки.

Скачать демоверсию

Посмотрите также возможности программы и условия полной лицензии.