Как учитывать расходы по каждой работе

Доход по заказу — это не только сумма, которую заплатил клиент. У садовника, арбориста или специалиста по уходу за участками почти всегда есть сопутствующие затраты: дорога, топливо, помощники, материалы, аренда оборудования, вывоз и расходники.

Если их не учитывать, может казаться, что работа принесла хороший доход, хотя фактическая прибыль оказалась намного меньше. Поэтому расходы лучше фиксировать по каждой конкретной работе, а не общей суммой в конце месяца.

Почему одной суммы заказа недостаточно

Представим две работы. Первая стоит 25 000 ₽, но требует помощника, аренды техники, большого расхода топлива и вывоза веток. Вторая стоит 15 000 ₽ и выполняется самостоятельно без дополнительных затрат.

По выручке первая выглядит выгоднее. Но после учёта расходов результат может оказаться другим. Именно поэтому полезно считать не только цену заказа, но и чистый доход.

Простая формула чистого дохода

Для повседневного учёта достаточно простой формулы:

Получено от клиента − расходы = чистый доход

Так сразу видно, сколько работа принесла фактически.

Какие расходы фиксировать

Не обязательно создавать сложную бухгалтерскую систему. Достаточно учитывать основные затраты, которые напрямую связаны с работой:

• дорогу и топливо;
• оплату помощников;
• материалы и расходники;
• аренду инструмента или техники;
• вывоз;
• парковку и доставку;
• прочие рабочие расходы.

Главное — не забывать те затраты, без которых конкретная работа не состоялась бы.

Дорога и транспорт

Транспортные расходы часто недооценивают. Но если объект находится далеко, дорога может заметно влиять на итог.

Можно учитывать топливо, платные дороги, парковку, оплату транспорта и дополнительные поездки. Если один клиент находится рядом, а другой — в 80 километрах, одинаковая цена работы не означает одинаковую прибыль.

Оплата помощников

Если для работы нужен второй человек, его оплата обязательно должна учитываться как расход.

Уже после этого реальный результат становится заметно ниже. Если помощников несколько, можно фиксировать общую сумму по заказу или каждого отдельно — как удобнее в работе.

Материалы

Для разных услуг расходы на материалы могут сильно отличаться. Например:

• грунт и удобрения;
• подвязочный материал;
• крепёж;
• защитные материалы;
• упаковка;
• расходные элементы;
• посадочный материал.

Если материалы оплачивает специалист, их нужно включать в затраты по конкретному заказу.

Расходники и мелкий инструмент

Небольшие траты забываются чаще всего: перчатки, леска, цепи, масло, крепёж, мешки, защитная плёнка и мелкий инструмент.

Один расход может быть небольшим, но в сумме за сезон такие затраты становятся заметными.

Аренда оборудования

Для отдельных работ может потребоваться подъёмник, измельчитель, дополнительная техника, специальный инструмент или транспорт.

Аренду нужно привязывать к тому заказу, ради которого она была сделана. Если техника использовалась сразу на нескольких объектах, расходы можно разумно распределить между ними.

Вывоз и утилизация

Вывоз веток, древесины, грунта или другого материала может существенно влиять на себестоимость работы. Особенно если нужны отдельный транспорт, помощники, несколько рейсов или платная утилизация.

Даже когда вывоз включён в цену для клиента, полезно видеть, сколько он реально стоил специалисту.

Прочие расходы

Не все затраты можно предусмотреть заранее. Это может быть срочная покупка инструмента, дополнительная поездка, доставка, платный въезд или мелкий ремонт оборудования.

Для таких случаев удобно иметь категорию «Прочие расходы» с коротким пояснением.

Не стремитесь к ложной точности

Если в один день вы заправили машину и ездили и по работе, и по личным делам, точную рабочую долю определить сложно.

Для управленческого учёта достаточно разумной оценки. Важнее соблюдать один и тот же подход постоянно, чем пытаться получить бухгалтерскую точность до копейки.

Записывайте расходы сразу

Самая распространённая ошибка — откладывать запись затрат. Через неделю уже легко забыть, сколько заплатили помощнику, сколько стоил вывоз, сколько потратили на материал и была ли дополнительная поездка.

Поэтому расходы лучше записывать сразу или в конце рабочего дня.

Пример расчёта расходов по заказу

Такой расчёт даёт намного более реалистичную картину, чем одна запись о стоимости заказа.

Если клиент оплатил не всю сумму

Стоимость заказа и фактически полученные деньги могут отличаться. Допустим, работа стоит 24 000 ₽, но клиент пока оплатил только 18 000 ₽.

Текущий денежный результат рассчитывается от фактически полученной суммы, а неоплаченный остаток нужно хранить отдельно как задолженность.

История расходов помогает назначать цену

Если несколько похожих работ записаны подробно, со временем появляется полезная статистика. Можно увидеть, сколько обычно уходит на дорогу, как часто нужен помощник, сколько стоит вывоз, какие расходники используются и какой минимальный доход остаётся.

Это помогает назначать цену не интуитивно, а на основе прошлых заказов.

Большой заказ не всегда самый выгодный

Через несколько месяцев учёта может выясниться, что крупные заказы дают хорошую выручку, но требуют больших затрат и времени. А небольшие повторные работы у постоянных клиентов оказываются прибыльнее.

Такой вывод невозможно сделать, если учитывать только поступления.

Сравнивайте похожие виды работ

Особенно полезно сравнивать заказы одного типа: санитарную обрезку, стрижку туй, удаление деревьев или обслуживание участка.

Смотрите на:

• среднюю стоимость;
• расходы;
• чистый доход;
• количество часов;
• необходимость помощников.

Так проще понять, какие услуги стоит развивать активнее.

Как получить итог за месяц

После того как затраты записаны по каждой работе, можно получить общую картину.

Если расходы не привязаны к заказам, понять, какие работы сформировали этот результат, будет сложнее.

Не усложняйте категории

Для частного специалиста обычно достаточно нескольких групп:

• Дорога;
• Помощники;
• Материалы;
• Аренда;
• Вывоз;
• Прочее.

Если категорий слишком много, вести учёт становится неудобно. Лучше простая система, которой вы действительно пользуетесь.

Как расходы учитываются в СадКабинет

В СадКабинет расходы можно учитывать вместе с конкретной работой. В одной связанной записи видны:

• стоимость заказа;
• полученная оплата;
• расходы;
• долг;
• чистый доход.

Так финансовая информация остаётся связана с клиентом и выполненной работой. Можно не просто увидеть, что за месяц получено 200 000 ₽, а понять, какие работы принесли эти деньги и сколько каждая из них стоила вам самим.

Подробнее о полном финансовом учёте читайте в статье «Как садовнику вести доходы и расходы».

Пример простой записи в СадКабинет

Для ежедневной работы такого уровня детализации уже достаточно.

Главное

Учёт расходов нужен не ради сложных расчётов. Он нужен, чтобы понимать, сколько работа принесла на самом деле.

Если по каждому заказу сохранять хотя бы основные затраты, со временем становится намного проще оценивать цены, прибыльность услуг и общий финансовый результат.

---

Попробуйте СадКабинет бесплатно

СадКабинет — программа для садовников, арбористов и специалистов зелёной отрасли. Ознакомительная версия позволяет добавить до 2 клиентов и проверить, как удобно учитывать стоимость работ, оплату, расходы и чистый доход.

Полная версия — 4 900 ₽, без обязательной ежемесячной подписки.

Скачать демоверсию