Как подготовить клиентскую базу к новому сезону

Перед началом нового сезона полезно не только проверить инструмент и расписание, но и привести в порядок клиентскую базу.

За прошлый год в ней могли накопиться незавершённые договорённости, старые заметки, клиенты с повторными работами, обещания «связаться весной» и записи без точной даты.

Если всё это проверить заранее, новый сезон начинается гораздо спокойнее. Вместо хаотичных поисков и случайных звонков появляется понятный список: кому нужно написать, зачем и когда.

Шаг 1. Просмотрите всех прошлых клиентов

Откройте клиентскую базу и посмотрите не только на новых клиентов, но и на тех, с кем вы уже работали раньше.

Особое внимание стоит уделить:

• постоянным клиентам;
• тем, кому рекомендовали повторную работу;
• тем, кто перенёс заказ;
• тем, кто отказался временно;
• клиентам с сезонными работами;
• объектам, где нужен повторный осмотр.

Именно из этих записей формируется основа нового сезона.

Проверьте контактные данные

За год часть информации может устареть. Стоит посмотреть:

• актуален ли телефон;
• есть ли дополнительный номер;
• не изменился ли удобный способ связи;
• указан ли Telegram или MAX;
• корректен ли адрес;
• нет ли дублирующихся карточек.

Если клиент давно не обращался, особенно важно убедиться, что контактные данные заполнены полностью.

Уточните сведения об объектах

У одного и того же клиента могут быть разные участки, дачи или дополнительные объекты.

Перед сезоном полезно уточнить:

• где именно выполнялись работы;
• не изменился ли адрес;
• что находится на участке;
• какие деревья или кустарники уже обслуживались;
• какие особенности подъезда были отмечены.

Такая проверка помогает быстрее подготовиться к повторному выезду.

Просмотрите прошлогодние работы

Одна из самых полезных задач перед сезоном — просмотреть, что делали в прошлом году.

По каждому клиенту стоит увидеть:

• дату;
• вид работы;
• описание;
• результат;
• стоимость;
• фотографии;
• рекомендации;
• будущие договорённости.

Это помогает понять, кому действительно пора напомнить о себе.

Соберите сезонные рекомендации

Особенно важны заметки:

• «Повторный осмотр весной»;
• «Вернуться к обрезке через год»;
• «Связаться осенью»;
• «Следующая стрижка в июне»;
• «Проверить состояние после зимы».

Такие записи легко потерять, если они спрятаны в длинной истории клиента. Перед сезоном их лучше собрать в отдельный список.

Найдите перенесённые и незавершённые работы

Иногда часть заказа переносится:

• работу не успели закончить;
• клиент перенёс вторую часть;
• погода помешала;
• часть растений решили оставить до другого сезона.

Все такие случаи стоит найти заранее. Иначе они могут всплыть уже тогда, когда график полностью заполнен.

Выделите клиентов с обещанием «вернуться к вопросу»

Если клиент в прошлом сезоне говорил «Давайте весной» или «Вернёмся к этому вопросу летом», это уже потенциальный новый заказ.

Таких клиентов полезно вынести в отдельную группу: «Связаться в новом сезоне».

Вернитесь к временным отказам

Клиент мог отказаться по временной причине:

• дорого в данный момент;
• уехал;
• решил отложить;
• работа пока не нужна;
• хочет подождать до следующего сезона.

Если карточка сохранилась, к такому человеку можно вернуться позже. Отказ в прошлом году не означает, что клиент не заинтересован сейчас.

Проверьте даты следующих контактов

Если система позволяет хранить следующий контакт, перед сезоном стоит проверить такие записи особенно внимательно.

Это уже почти готовый план работы с клиентской базой.

Распределите обращения по времени

Чтобы не получить огромный список из десятков людей, лучше распределить обращения по времени.

Март

• подготовительные звонки;
• ранние осмотры;
• записи на апрель.

Апрель

• весенние работы;
• повторные обследования;
• плодовые деревья.

Май и лето

• активные садовые работы;
• стрижки;
• формировка;
• регулярное обслуживание.

Осень

• повторные осмотры;
• сезонные работы;
• подготовка к следующему периоду.

Так список становится намного удобнее.

Разделите клиентов по предполагаемым работам

Кроме даты полезно видеть, что именно может понадобиться человеку:

• обрезка;
• стрижка;
• осмотр деревьев;
• обслуживание участка;
• повторный выезд;
• перенесённая работа.

Это помогает быстрее планировать сезон и понимать будущую загрузку.

Составьте рабочий список контактов

Хороший список должен отвечать на несколько вопросов сразу:

• кому звонить;
• когда;
• по какому поводу;
• что делали раньше;
• какой статус сейчас.

Такой формат намного удобнее обычного списка телефонов.

Подготовьте шаблоны сообщений

Перед началом обзвона можно создать несколько шаблонов.

«Здравствуйте, [Имя]. В прошлом сезоне мы выполняли у вас [работа]. Если в этом году вопрос снова актуален, можно заранее подобрать удобную дату».

Другой вариант:

«Здравствуйте. В прошлом году мы договаривались вернуться к вопросу весной. Хотел уточнить, актуальна ли работа сейчас».

Шаблон экономит время, но лучше добавлять конкретику по каждому клиенту.

Просмотрите фотографии объектов

Фотографии помогают очень быстро восстановить в памяти объект. Перед обращением полезно открыть:

• общий вид;
• состояние дерева;
• фото до;
• фото после;
• проблемные места.

Иногда после просмотра фотографии сразу становится понятно, что именно нужно предложить клиенту.

Проверьте прошлые цены

Перед новым сезоном стоит посмотреть, сколько похожие работы стоили раньше. Это помогает:

• не назначать цену наугад;
• учитывать изменение расходов;
• понимать, насколько изменилась стоимость;
• заранее подготовиться к разговору.

При этом старую цену не обязательно повторять — важно просто иметь ориентир.

Закройте старые финансовые хвосты

Перед сезоном полезно убедиться, что нет старых финансовых хвостов:

• частично оплаченная работа;
• задолженность;
• незакрытый аванс;
• расход без связанного заказа.

Так старая финансовая история не будет смешиваться с новым сезоном.

Найдите и объедините дубли

Если клиент несколько раз добавлялся в базу под разными номерами или именами, перед сезоном лучше объединить записи.

Например, Сергей, Сергей Петров и Петров Сергей могут оказаться одним человеком.

Дубли мешают сезонному обзвону и создают риск повторного обращения к одному клиенту.

Не удаляйте полезную историю

Наведение порядка не означает очистку базы. Старые работы, фотографии и заметки могут быть полезны даже спустя несколько лет.

Поэтому лучше:

• исправлять ошибки;
• объединять дубли;
• уточнять данные;
• архивировать ненужное;

Но не уничтожать рабочую историю без необходимости.

Разделите активных и архивных клиентов

Если база большая, удобно разделить:

• Активные — с кем есть текущие или будущие работы;
• Архивные — клиенты без актуальных задач.

Это уменьшает шум и позволяет сосредоточиться на тех, кому действительно нужно написать.

Оцените будущую загрузку

После подготовки базы можно примерно оценить будущий сезон:

• сколько клиентов потенциально вернётся;
• какие месяцы будут самыми загруженными;
• сколько работ уже можно ожидать;
• где понадобится помощник;
• какие недели лучше оставить свободнее.

То есть клиентская база становится инструментом планирования, а не только архивом.

Подготовка базы в СадКабинет

В СадКабинет можно хранить клиентскую историю, работы, фотографии, даты и будущие контакты.

Перед новым сезоном это позволяет:

• быстро просмотреть прошлые работы;
• увидеть клиентов для повторного обращения;
• использовать сезонный обзвон;
• отмечать результат контакта;
• переносить согласованные работы в календарь.

Получается понятная цепочка:

прошлая работа → рекомендация → сезонный контакт → новый заказ → календарь.

Пример подготовки базы

Допустим, в прошлом году было 40 клиентов. После проверки оказалось:

• 12 клиентов имеют повторные сезонные работы;
• 6 просили связаться весной;
• 4 перенесли работы;
• 3 требуют повторного осмотра;
• остальные пока не нуждаются в контакте.

Вместо обзвона всех 40 клиентов вы получаете рабочий список из 25 человек с понятной причиной обращения.

Именно в этом смысл подготовки базы.

Главное

Подготовка клиентской базы к новому сезону — это не массовая рассылка всем подряд.

Задача проще: найти тех клиентов, которым действительно есть что предложить, понять причину контакта и обратиться к ним вовремя.

Если сделать это заранее, сезон начинается уже не с пустого календаря, а с готовой базы повторных заказов.

Попробуйте СадКабинет бесплатно

Ознакомительная версия СадКабинет позволяет добавить до 2 клиентов и проверить, как работать с клиентской историей, сезонным обзвоном и календарём.

Полная версия — 4 900 ₽, без обязательной ежемесячной подписки.

Скачать демоверсию

Посмотрите также возможности программы и условия полной лицензии.